Comment gérer la fiscalité de vos salariés expatriés ?

Envoyer un collaborateur à l’étranger est une décision stratégique et un défi administratif. Vous vous interrogez sur les règles fiscales qui s’appliquent ? Vous souhaitez offrir à vos salariés un accompagnement efficace pour leur garantir une transition fluide ? Entre les obligations fiscales, les démarches à anticiper et les dispositifs d’optimisation, MSH vous aide à naviguer dans les eaux troubles de la fiscalité de vos employés expatriés.

Comprendre l’essentiel de la fiscalité internationale

En tant qu’employeur, maîtriser les grands principes de la fiscalité internationale vous permet de mieux accompagner vos salariés expatriés. Cela vous permettra de structurer votre politique de mobilité, d’anticiper les coûts et de garantir la conformité de votre entreprise avec les réglementations en vigueur.

Expatriation ou détachement : quels sont les droits des salariés expatriés à l’étranger en matière de fiscalité ?

Selon le statut du salarié envoyé à l’étranger, les implications fiscales et sociales diffèrent. Nous vous recommandons en priorité d’identifier le cadre juridique le plus adapté à votre stratégie d’expatriation.

Différence entre domicile et résidence fiscale : où payer ses impôts quand on travaille à l’étranger ? 

La résidence fiscale est un élément clé de la fiscalité internationale : elle détermine dans quel pays une personne doit s’acquitter de ses impôts.

En France, une personne est considérée comme ayant son domicile fiscal en France si elle remplit l’un des critères suivants :

• Avoir son foyer ou son lieu de séjour principal en France
• Exercer une activité professionnelle principale en France
• Avoir le centre de ses intérêts économiques en France

Dans de nombreux pays, une présence de plus de 183 jours par an suffit à être considéré comme résident fiscal.

Quelle est une des solutions pour éviter la double imposition des expatriés ?

Double résidence fiscale : une question d’anticipation

Déterminer la résidence fiscale n’est pas toujours simple. Un expatrié peut répondre aux critères de domicile fiscal de deux pays simultanément. Pour éviter une double imposition, des conventions fiscales permettent de déterminer quel pays est compétent pour prélever l’impôt. Avec 121 conventions signées, la France dispose de l’un des réseaux fiscaux les plus développés au monde.

Quelles obligations pour les non-résidents ? Quelle déclaration pour un revenu étranger ?

Un non-résident fiscal en France doit toujours s’acquitter de l’impôt sur ses revenus de source française et auprès de l’administration fiscale française, notamment :

• Revenus issus de biens ou d’activités situés en France (immobilier, activités professionnelles, etc.)
• Revenus versés par une entité domiciliée en France (pensions, rentes viagères, droits d’auteurs, etc.)

En tant que non résident fiscal de France, c’est le barème progressif de l’impôt, avec le taux minimum d’imposition suivant qui s’applique :

• 20 % pour les revenus inférieurs ou égaux à 28 797 €
• 30 % pour les revenus supérieurs à 28 797 €

L’administration fiscale française calcule l’impôt selon le barème progressif et compare avec le taux minimum applicable. Le montant le plus élevé est retenu.

Imposition des salariés à l’étranger : ce qu’il faut retenir

Le montant de l’impôt dû par vos salariés exerçant à l’étranger varie selon plusieurs facteurs :

• Leur statut fiscal (résident ou non-résident)
• La source de leurs revenus (France, pays d’accueil, pays tiers)
• Les conventions fiscales en vigueur

Quelles démarches accomplir ?

Une fois les principes établis, il est temps d’agir concrètement pour accompagner vos salariés expatriés. Voici les étapes essentielles et les meilleures pratiques pour les soutenir efficacement.

Comment déclarer ses revenus quand on travaille à l’étranger ?

Que vos employés restent résidents fiscaux français ou deviennent résidents fiscaux du pays d’accueil, ils devront probablement continuer à déclarer leurs revenus, en totalité ou en partie, en France.

• Résidents fiscaux français : Ils doivent déclarer l’ensemble de leurs revenus, qu’ils proviennent de France ou de l’étranger. Cela se fait via le formulaire 2042 et, pour les revenus étrangers, le formulaire 2047, en déclaration papier ou digitale.
• Non-résidents fiscaux : Ils ne déclarent en France que leurs revenus de source française à l’aide du formulaire 2042-NR.

Doit-on déclarer une résidence secondaire à l’étranger ? 

Vos salariés sont tellement bien dans leur pays d’accueil qu’ils ont acquis une résidence secondaire sur place ? Sachez que tous vos salariés, qu’ils soient résidents fiscaux en France ou non-résidents, doivent mentionner leurs nouvelles adresses y compris les résidences secondaires à l’étranger dans leur déclaration de revenus française.

Comment aider vos salariés à déclarer leurs revenus ?

En tant qu’employeur, vous pouvez prendre plusieurs mesures pour faciliter les démarches fiscales de vos salariés expatriés, notamment leur fournir certains documents tels que :

• Une attestation de revenus détaillée, incluant tous les avantages en nature et primes liés à l’expatriation.
• Les justificatifs des cotisations sociales versées en France et/ou à l’étranger.
• L’attestation de la durée du séjour à l’étranger.
• Un récapitulatif fiscal annuel, qui contient non seulement les revenus détaillés, mais aussi les informations sur les cotisations sociales et les prélèvements fiscaux. C’est un document spécialement conçu pour aider à la déclaration !
• Un document explicatif sur le traitement fiscal des différents éléments de rémunération.
• Une copie du contrat de travail ou de l’avenant d’expatriation.

Comment aider vos salariés à prouver leur résidence fiscale à l’étranger ? Comment se déclarer non-résident fiscal ?

Lorsqu’un salarié devient non-résident fiscal, certaines démarches sont indispensables pour officialiser son changement de statut. Voici comment procéder efficacement.

1. Rassembler les justificatifs

Pour justifier le statut de non-résident, deux documents sont généralement nécessaires : la copie du contrat de travail à l’étranger et le justificatif de domicile dans le pays résidence. Il est également conseillé de se munir de tous les documents qui prouvent l’installation durable à l’étranger. Par exemple, l’attestation de résidence fiscale établie par l’administration du nouveau pays de résidence, l’avis d’imposition étranger, relevés bancaires, inscription des enfants dans une école locale, copie de l’inscription consulaire au registre des Français établis hors de France.

2. Informer l’administration fiscale d’origine 

Un courrier doit être adressé au centre des impôts de rattachement en France, expliquant clairement : la date du départ, la nouvelle adresse à l’étranger, les motifs de l’expatriation… Il est essentiel d’y joindre tous les justificatifs collectés afin d’éviter toute ambiguïté sur la situation fiscale du salarié.

3. L’année N+1 : Penser à la double déclaration 

L’année suivant le départ, une double déclaration fiscale est requise pour couvrir la période de transition :

• Une déclaration (papier ou digitale) 2042 pour les revenus perçus du 1er janvier à la date du départ, soit quand la résidence fiscale était encore en France.
• Puis, une déclaration 2042-NR pour les revenus de source française perçus après le départ jusqu’au 31 décembre, soit sur la période qui correspond au nouveau statut de non-résident fiscal.

4. Et après ? 

Deux cas de figure se présentent : soit votre employé perçoit encore des revenus de source française, (loyers, dividendes, plus-values…). Il doit continuer à remplir chaque année une déclaration papier (2042-NR) qu’il envoie au Service des Impôts des Particuliers Non-Résidents. Soit il n’a plus aucun revenu imposable en France. Dans ce cas, aucune obligation déclarative ne subsiste.

Comment aider vos salariés ? 10 bonnes pratiques à adopter pour accompagner vos salariés… et maîtriser vos obligations fiscales

Vous l’avez compris, l’expatriation de vos employés implique de nombreux défis fiscaux ! En tant qu’employeur responsable, vous ne vous contentez pas de soutenir vos salariés dans leur mise en route : vous avez aussi des obligations fiscales propres à anticiper et à gérer avec rigueur. Voici les 10 leviers essentiels à activer pour allier soutien humain et conformité réglementaire.

1. Information et formation : la clé d’une expatriation réussie

Avant toute expatriation, organisez une réunion d’information sur les conséquences fiscales du départ, pour le salarié et pour l’entreprise. C’est l’occasion d’expliquer les impacts en matière de résidence fiscale, de retenue à la source, de conventions fiscales, mais aussi d’aborder les différences entre détachement et expatriation. Faites appel à des spécialistes si nécessaire : cela sécurise les décisions et rassure toutes les parties.

2. Un soutien fiscal personnalisé

Proposez à vos expatriés les services d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal spécialisé dans l’expatriation. Ce soutien peut concerner à la fois la situation personnelle du salarié et les déclarations que l’entreprise doit produire dans le pays d’accueil (impôt sur les salaires, taxes locales, etc.).

3. Clarifier le régime social et fiscal applicable

Selon le pays d’accueil et la durée du séjour, vos salariés peuvent relever d’un régime de détachement ou d’expatriation. Cette distinction a des conséquences directes sur les cotisations sociales, les conventions bilatérales, l’éligibilité à certains régimes fiscaux, et même sur la manière dont l’entreprise doit gérer la paie. Veillez à établir un cadre clair dès le départ.

4. Déterminer la fiscalité applicable à l’entreprise

En fonction du pays d’accueil et de la durée de l’expatriation, l’envoi d’un salarié peut entraîner la création d’un établissement stable, voire soumettre l’entreprise à des obligations fiscales locales (taxe sur les salaires, TVA, impôt sur les bénéfices, etc.). Une analyse juridique et fiscale préalable est indispensable pour éviter tout risque de redressement ou de non-conformité.

5. Encadrer les rémunérations et avantages

Logement, véhicule de fonction, indemnités de vie chère, couverture santé… tous ces éléments doivent être chiffrés, justifiés et intégrés dans un package transparent. L’entreprise doit aussi veiller à respecter la fiscalité locale applicable à ces avantages. En cas d’audit, la clarté des bulletins de paie et des justificatifs fournis est un point clé.

6. Fournir une documentation complète et conforme

C’est aussi à vous, employeur, de fournir à vos salariés les pièces justificatives nécessaires à leurs déclarations fiscales :

• Attestations de revenus
• Récapitulatif fiscal annuel
• Justificatifs de cotisations sociales
• Attestation de résidence à l’étranger

Ces documents doivent être fiables, complets et en adéquation avec les attentes des autorités fiscales – françaises comme étrangères.

7. Suivre la présence et la mobilité

Le nombre de jours passés dans chaque pays conditionne la résidence fiscale… mais peut aussi déclencher des obligations fiscales pour l’entreprise. Installez un outil de suivi automatisé pour disposer d’un historique clair. Cela vous permettra de mieux gérer les seuils à ne pas franchir et de justifier les choix fiscaux retenus.

8. Gérer les obligations déclaratives en France et à l’étranger

Votre entreprise peut devoir remplir des déclarations fiscales locales liées aux salaires versés, aux charges sociales ou à des retenues à la source. En parallèle, certaines obligations persistent en France (Déclaration Sociale Nominative, attestations, etc.). Centralisez les données et créez une procédure interne pour ne rien oublier.

9. Assurer une veille réglementaire proactive

Les législations fiscales évoluent constamment. Suivez les évolutions législatives dans les pays où vous envoyez vos employés et alertez-les en cas de changements susceptibles d’avoir un impact sur leur imposition.

10. Maintenir un dialogue régulier et transparent

La fiscalité peut être source d’inquiétudes. Établissez un point de contact dédié, organisez des réunions régulières et encouragez les questions. Une communication fluide permet d’éviter les malentendus et assure un accompagnement efficace.

En intégrant ces bonnes pratiques, vous renforcez à la fois l’attractivité de votre politique de mobilité internationale et la solidité de votre conformité fiscale. Vous protégez vos collaborateurs, tout en sécurisant l’entreprise. L’expatriation devient alors une opportunité maîtrisée, et non plus casse-tête réglementaire.