6 conseils pour faciliter l’intégration de vos salariés expatriés ou en mobilité

Impatriation, expatriation, third country nationals… La mobilité internationale de vos collaborateurs est un enjeu de taille, tant pour vous que pour les concernés. Accompagner vos salariés à préparer leur expatriation c’est avant tout anticiper leurs besoins d’un point de vue juridique et logistique, mais aussi les préparer à un changement de vie plus ou moins radical, que l’on parte seul ou en famille.

Vos raisons d’envoyer un ou plusieurs de vos collaborateurs à l’étranger peuvent être multiples, tout comme les contextes et marchés auxquels ils vont devoir s’adapter : partenariat commercial, joint-venture, VIE, une mission en sous-traitance, incubateur de start-ups, ou encore développement d’une implantation locale…  Quoi qu’il en soit, les 6 conseils que nous vous apportons peuvent être mis en œuvre facilement et convenir à de nombreux cas.

La méthode pour préparer votre plan de mobilité internationale

D’après les spécialistes en mobilité internationale, voilà 11 étapes concrètes qui vont vous aider à préparer votre politique de mobilité internationale :

1. Définir l’objectif et préciser le contexte
2. Choisir le candidat
3. Confirmer la mobilité
4. Élaborer le package et l’avenant de mobilité
5. Choisir le contrat d’assurance santé internationale adapté
6. Coordonner les démarches d’expatriation : préparez-leur une check-list !
7. Réaliser le transfert
8. Superviser la période de mobilité
9. Préparer le retour professionnel
10. Coordonner le retour du salarié et de sa famille
11. Évaluer la mission

Préparer un candidat à sa mobilité internationale c’est avant toute chose identifier les besoins de l’entreprise, et sélectionner le collaborateur qui selon vos critères sera à même de mener la mission à bien. Et oui ! La mobilité internationale se prépare dès le choix du candidat et l’identification de ses motivations. Car si la mobilité de vos collaborateurs représente souvent à leurs yeux une opportunité de carrière, elle est pour vous essentielle au développement de l’entreprise et à la rétention des talents. C’est un processus à ne pas prendre à la légère et ces considérations préalables vous aideront à garder la tête froide dans votre démarche.

Vous avez trouvé le candidat idéal et la mobilité est confirmée ? Parfait ! Alors voilà nos 6 conseils pour une meilleure intégration de vos salariés à l’étranger.

1. Facilitez la recherche de logement de vos collaborateurs en mobilité internationale

C’est une grosse source de stress et une étape déterminante pour vos collaborateurs qui partent vivre à l’étranger, notamment lorsqu’ils emmènent leur famille avec eux. En tant qu’employeur, vous avez l’opportunité de transformer cette tâche subie en une expérience positive.

Commencez par leur fournir des informations claires et précises sur le marché immobilier local. Une présentation des quartiers peut faire toute la différence : est-ce une zone résidentielle, commerçante, ou un quartier d’affaires ? Qu’en est-il de la sécurité ? Mentionnez également les temps de trajet entre les principaux secteurs et des lieux stratégiques comme leur futur bureau, les écoles ou encore les commerces. Autant d’éléments que de nouveaux arrivants ne peuvent connaître dès leur arrivée.

Pour enrichir vos recommandations, n’hésitez pas à consulter le réseau des Accueils (FIAFE), une association dédiée aux expatriés français et francophones. Ils peuvent vous orienter vers les zones les plus adaptées aux besoins de vos salariés.

Si vos collaborateurs préfèrent visiter des logements sur place avant de se décider, proposez-leur des solutions intermédiaires telles que des appart-hôtels meublés. Ces logements flexibles leur offrent un point de chute confortable et leur permettent de s’immerger dans la ville pour choisir leur futur foyer. De plus, les services de conciergerie de ces établissements peuvent être d’une aide précieuse et les guider dans leur recherche.

Enfin, pour leur donner une vision réaliste des coûts, fournissez une estimation des loyers par quartier et par type de logement. Ces repères leur permettront de mieux ajuster leurs attentes et de trouver rapidement un logement qui leur convient.

2. Aidez vos collaborateurs à déménager 

Déménager à l’étranger peut être une étape délicate, mais en tant qu’employeur, vous jouez un rôle clé pour simplifier cette transition. En 2018, l’étude Expat Insider Business, menée sur une population de 18 000 expatriés, révélait que 75 % des salariés expatriés par leur entreprise bénéficiaient d’une prestation de déménagement et que 65 % d’entre eux percevaient une compensation forfaitaire. C’est donc un vrai plus à offrir pour renforcer votre soutien à vos équipes.

Encouragez vos salariés et leur famille à s’organiser en avance, idéalement quatre mois avant le départ. Selon la destination, ils n’auront peut-être pas besoin d’emmener toutes leurs affaires : certains meubles en bois ne supportent pas la chaleur. Proposez-leur une solution de garde-meubles en France pour entreposer ce qu’ils préfèrent laisser derrière eux. Côté logistique, partagez des astuces pratiques pour faciliter leur installation. Par exemple, conseillez-leur de trier leurs cartons par pièce (cuisine, chambre parentale…) ou par catégorie (vêtements, jouets d’enfants). Pour retrouver aisément leurs affaires dès leur arrivée, ils peuvent étiqueter chaque carton avec son contenu. N’oubliez pas de leur rappeler l’importance de remplir une déclaration de valeur pour assurer leurs biens.

Si vous n’avez pas encore choisi de société partenaire de déménagement, tournez-vous vers une société affiliée à la Fédération Internationale des Déménageurs Internationaux (FIDI), gage de qualité et de fiabilité. Pensez également à couvrir les frais de déménagement. Avant de finaliser, demandez plusieurs devis pour choisir la meilleure offre.

3. Préparez l’intégration socio-professionnelle de vos collaborateurs

Votre mission ne s’arrête pas aux aspects administratifs et logistiques ! Pour que l’expatriation de vos collaborateurs soit une réussite, leur intégration socio-professionnelle est essentielle. Chaque pays a ses codes, ses comportements, et ses façons de travailler. En les aidant à comprendre ces différences, vous leur offrez les clés d’une expérience enrichissante et productive. Quelques exemples :

Et les conjoints dans tout ça ?

Ne les oubliez pas ! Souvent, ils jouent un rôle déterminant dans la réussite d’une expatriation. Pourtant, ils peuvent se sentir isolés dans un nouvel environnement. En 2018, seulement 38 % de femmes avaient un statut d’expatriées et étaient à l’origine de la mobilité internationale du foyer, contre 50 % d’hommes. À l’inverse, on compte pour la même année un total de 86 % de femmes comme étant conjointes “suiveuses” d’expatriés. Proposez-leur des pistes pour faciliter leur adaptation, comme des ateliers culturels locaux pour découvrir les modes de vie et les codes sociaux du pays d’accueil.

Pour ceux qui souhaitent maintenir ou relancer leur carrière, orientez-les vers des réseaux de networking professionnels ou mettez en place un programme de mentorat.

4. Comment s’intégrer dans un autre pays : l’effet montagne russe

L’adaptation à une nouvelle culture suit souvent un parcours bien connu, décrit par la “courbe en U de l’ajustement interculturel” de J. Stewart Black et Mark Mendenhall :

1.  Lune de miel : tout semble excitant et fascinant
2. Choc culturel : les différences commencent à peser générant parfois des frustrations
3. Adaptation : peu à peu, on apprend à s’ajuster
4.  Intégration : on trouve enfin sa place

Pour un atterrissage en douceur, orientez-les vers des associations pour expatriés comme celles du réseau des expatriés français et francophones (FIAFE). Ces organisations leur offriront des conseils pratiques, un soutien moral et des opportunités de rencontres. Une ressource précieuse pour comprendre rapidement les us et coutumes locaux.

Vient ensuite l’étape de sociabilisation avec des locaux pour expérimenter la richesse de leur immersion culturelle ! Il n’est pas toujours facile de connaître les points de rencontre où les salariés pourront rencontrer de nouvelles personnes. De façon générale, il peut être conseillé de :

• rejoindre des clubs sportifs ou des associations de loisirs ;
• participer à des cours de langue, si nécessaire ;
• s’inscrire à des ateliers culturels ou des activités artistiques ;
• fréquenter des lieux conviviaux comme des cafés, des bars et des pubs ;
• découvrir des événements grâce à des plateformes comme Meetup ou Eventbrite ;
• s’engager dans des associations bénévoles, une excellente porte d’entrée !

S’intégrer dans sa nouvelle équipe : le RH comme facilitateur

En tant que RH dédié à cette mobilité, il en va de votre responsabilité d’accompagner logistiquement et socio professionnellement votre collaborateur. Vos pouvez par exemple annoncer son arrivée auprès des locaux et lui attribuer un mentor qui lui expliquera autant la culture et le fonctionnement de l’entreprise sur place que les coutumes du pays.

Vous pouvez aussi organiser en amont des sessions d’échange en visio avec les collaborateurs clés déjà présents sur le site. Toutes ces actions permettant non seulement l’intégration sociale de votre collaborateur mais aussi une entrée en fonction performante.

5. Accompagnez vos employés dans la scolarisation de leurs enfants à l’étranger

Quand vos collaborateurs s’installent à l’étranger avec leur famille, la scolarisation des enfants est un point clé. Bien gérée, elle contribue grandement à l’équilibre familial et à la réussite de l’expatriation.

Le maître mot : s’adapter aux besoins de l’enfant et à sa situation familiale.
En fonction de ces critères, orientez vos collaborateurs vers l’un de ces trois choix de scolarisation.

• Intégrer un établissement local : les démarches d’inscription diffèrent d’un pays à l’autre. Encouragez vos collaborateurs à se renseigner auprès des services de l’ambassade ou du consulat de leur pays d’expatriation présents en France. Les enfants ne suivront pas le programme français, ce qui peut nécessiter un temps d’adaptation à l’arrivée et lors d’un éventuel retour en France. Il faudra souvent penser à traduire et certifier les documents de scolarité et vérifier les équivalences pour une réintégration dans le système éducatif français.
• Opter pour un établissement français : le réseau des écoles françaises à l’étranger, géré par l’Agence pour l’enseignement français à l’étranger (AEFE) ou ses partenaires, est une excellente option. Les enfants y suivent le programme français, ce qui facilite la continuité éducative. Les démarches d’inscription varient selon les pays et les établissements.

N’oubliez pas d’indiquer à vos employés qu’ils peuvent bénéficier d’une bourse scolaire pour leurs enfants auprès de l’AEFE, un soutien précieux pour alléger les coûts.

• Scolariser avec le Centre d’enseignement national à distance (CNED): sauf exception majeure, vos collaborateurs peuvent invoquer deux raisons pour scolariser leurs enfants à la maison. Soit il n’existe pas d’établissements français dans leur pays d’accueil, soit les parents inscrivent leurs enfants au CNED en complément de leur scolarité. Le CNED leur proposera alors une scolarité locale. Les enfants suivront donc le programme d’enseignement français puisqu’il s’agit d’un organisme officiel du ministère de l’Éducation nationale, garantissant la qualité et la reconnaissance des enseignements.

6. Maintenez le lien et préparez la fin de l’expatriation

La fin d’une expatriation est une étape à part entière, souvent chargée d’émotions et de défis. Pour que ce retour soit fluide et réussi, il est essentiel de l’anticiper, notamment en conservant un lien avec l’expatrié pendant toute la durée de sa mission. En tant qu’employeur, votre rôle dans ce retour est clé : accompagner vos collaborateurs et leurs familles dans cette transition est un gage de réussite, tant sur le plan personnel que professionnel.

Pour éviter tout stress de dernière minute, prévoyez un accompagnement structuré et concret. Voici les points à aborder :

Bonus : des outils pour simplifier les démarches administratives

Les cas d’impatriation étant multiples, le site du Service public propose une page dédiée avec un formulaire interactif en ligne « Je rentre en France après avoir vécu à l’étranger ». Vos collaborateurs y recueilleront la liste des démarches à effectuer avant et après leur retour. Les cas diffèrent selon que vos employés reviennent d’un pays membre de l’Espace économique européen, de la Suisse ou d’un autre pays. Invitez-les à consulter le site de France Diplomatie pour effectuer les démarches essentielles à leur retour, telles que :

• la radiation du registre des Français de l’étranger auprès du consulat ;
• la mise à jour des documents d’état civil ;
• le signalement du changement d’adresse aux services postaux locaux.

Au-delà de ces aspects, votre accompagnement s’étendra également aux questions d’assurance santé internationale et au régime fiscal d’impatriation. Il faudra à votre collaborateur un certain temps d’adaptation pour réintégrer la vie française sur tous les plans. En ce qui concerne l’assurance santé internationale que vous aurez souscrite pour votre collaborateur, choisissez de préférence un contrat qui s’étend sur les six mois suivant la fin de l’expatriation. Cela lui garantit une protection pendant la ré-affiliation au système de Sécurité sociale française.

Préparer le retour de vos salariés, c’est leur offrir un cadre rassurant et structuré pour qu’ils reprennent pied en France, que ce soit dans leur vie professionnelle ou personnelle. Votre rôle est important pour faciliter l’insertion socio-professionnelle de vos collaborateurs mais aussi celle de leur conjoint. Vous participerez à la réussite de l’expatriation ! Les mots-clés ? Anticipation et prévention. Rappelez à vos employés des échéances clés, accompagnez-les tout au long de leur mobilité internationale et gardez en tête : leur succès, c’est votre succès !